GmailとGoogleAppsのアカウント両立と活用(1)

使いこなす Google


GmailアカウントとGoogleAppsアカウントの両方を使い始めて1年程経ちました。
両方のサービスは知らないと結構混乱してしまいがちで、私も随分と試行錯誤してきました。(未だにしてますが笑)
そこで、いくつか気づいた事や、やってきた事を何回かに分けて書いていきたいと思います。


まず書いていくにあたっての前提。

・GmailアカウントとGoogleAppsアカウントは別もの。
・使えるサービスは機能も見た目もほぼ同じ。
・だけど、Google+など新サービスはGoogleAppsで使えない事がある。
・メール、ドキュメント、Googleリーダー、Picasaなどのデータは、それぞれのアカウント上にあるデータ。
　パソコンで言うと同じHDDを見ている訳ではなく、全く別のHDDをそれぞれ持っているような感じ。
・なので、両方で使うならデータの移行や共有が必要。


１．マルチログイン
まずはログインに関して。
両方のアカウント(複数のアカウント)を利用する際は、ログアウト→ログインを繰り返し行うのは手間が掛かってしまうので、マルチログインを利用しています。
詳細記事：2011-07-16 Googleのマルチログイン
若干癖はありますが、両方のアカウントを並行利用するなら必須だと思います。


２．Gmail移行
これは人によると思いますが、Gmailアカウント上のメールをGoogleAppsアカウント上のGmailへ移行するというものです。
私はGoogleApps上で全てのメールを利用しているので、移行しました。
詳細記事：2011-04-02 GmailからGmailにメールを移行する方法


３．Googleドキュメントの移行
Gmailアカウント上のGoogleドキュメントを社内や社外の人と共有しているものがいくつもあったので、それをGoogleAppsへ移行しました。
共有してもいいのですが、分かりづらくなるので元のファイルは以下のように切り分けて使っています。
　・個人用はGmailアカウント上のGoogleドキュメントで管理
　・会社用はGoogleAppsアカウント上のGoogleドキュメントで管理
移行方法の詳細記事：2011-04-07 Googleドキュメントの移行


４．Googleドキュメントの共有
３で移行した後、社内と社外とでファイル共有して利用しています。
共有方法の詳細記事：2011-04-03 Googleドキュメントのファイルを共有する
GoogleAppsで利用する場合はちょっと勝手が違くって、以下の2つの設定を管理者画面で行っています。
　・社外の人とファイルを共有できるようにする設定
　・作成時は社内のみ常に共有しておく設定

この設定で、普段は社内共有フォルダ上で作業している状態となり、必要に応じてファイル単位で社外ユーザーと共有する、という方法がとれます。
（逆に社外とは共有させないという設定も可能）


５．Googleサイトを利用
GmailやGoogleドキュメントなどと比べると、Googleサイトはなんとなくマイナーな感がありまりますが、特定のグループウェアなどの共有環境が無い企業にとっては、かなり有効なツールだと思います。
やりたい事は山ほどあるのですが、今はお客様対応の履歴をここに記載して、お客様と共有しています。
共有方法がGoogleドキュメントと同じなので利用し易く、また、最近はスマートフォン対応されたので重宝しています。
関連記事：2011-07-08 Googleサイトをモバイル用に自動調整
ノウハウがたまってきたら、今後はお客様にも提供しようかと考えてます。



GmailとGoogleAppsはどちらでやっても出来る事が多々あります。
なので、まずは「Gmailは個人用で使う」「GoogleAppsは会社用で使う」といったポリシーをまず決めておく事が大事だと思います。
ここを半端にしておくと、Googleドキュメント上のファイルがあちこちに分散されてしまったりします。


明日以降もGmailとGoogleApps両方に絡めて書いていきたいと思います。